Gewerbefläche übernehmen oder zurückgeben: Zustand dokumentieren

Kurz gesagt: Streit am Ende eines Gewerbemietvertrags entsteht meist über eine Frage: Was war schon da? Wer beim Einzug und vor der Rückgabe Feuchte, Schimmel, Risse und Bodenschäden mit Fotos, Messwerten und Datum festhält, hat eine belastbare Grundlage. Ich dokumentiere den Zustand als Privatgutachten für meinen Auftraggeber und bin bei der Übergabe auf Wunsch mit beiden Parteien vor Ort.

Bei Büro-, Praxis-, Laden- und Hallenflächen geht es oft um größere Flächen, lange Mietzeiten und Umbauten. Ein einfaches Übergabeprotokoll reicht dann nicht immer. Das gilt für Mieter und Vermieter gleichermaßen, auch wenn ich jeweils nur für eine Seite tätig bin.

Woran Sie erkennen, dass mehr als ein Protokoll nötig ist

• Feuchteflecken oder Schimmel: an Wänden, Decken, hinter Einbauten oder in Nebenräumen.
• Risse im Boden: im Hallenboden, im Estrich oder in Fliesen, dazu ausgebrochene Fugen.
• Beschädigte Beschichtungen: abgefahrene oder abgelöste Bodenbeschichtungen, Flecken von Öl oder Chemikalien.
• Umbauten: eingezogene Wände, neue Durchbrüche, Leitungen oder Fundamente für Maschinen.
• Lange Mietdauer: Nach vielen Jahren erinnert sich niemand mehr genau an den Zustand bei Einzug.
• Streit ist absehbar: Es gibt schon Schriftwechsel über Schäden, oder das Verhältnis zum Vertragspartner ist angespannt.

Warum der Zeitpunkt zählt

Einige Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) gelten für alle Mietverhältnisse, also auch für Gewerbeflächen. Ich nenne sie hier nur als Hintergrund, damit klar wird, warum eine zeitnahe Zustandsaufnahme wichtig ist:

• Abnutzung: Veränderungen oder Verschlechterungen durch vertragsgemäßen Gebrauch hat der Mieter nach § 538 BGB nicht zu vertreten. Was normale Abnutzung ist und was nicht, ist im Streitfall oft die Kernfrage.
• Rückgabe: Nach § 546 BGB muss der Mieter die Mietsache nach Ende des Mietverhältnisses zurückgeben.
• Kurze Frist: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen verjähren nach § 548 Abs. 1 BGB in sechs Monaten ab dem Zeitpunkt, in dem er die Mietsache zurückerhält.

Ihr Mietvertrag kann zu vielen Punkten eigene Regeln enthalten, etwa zu Rückbau oder Zustand bei Rückgabe. Was davon wirksam ist und was in Ihrem Fall gilt, klären Sie bitte anwaltlich. Ich beurteile den baulichen Zustand, nicht die Rechtslage.

Was ich bei der Zustandsaufnahme festhalte

• Fotos mit Bezug: Übersichts- und Detailaufnahmen mit Maßstab, Raumbezeichnung und Datum.
• Messwerte: Materialfeuchte und Oberflächentemperatur an auffälligen Stellen. Ein Foto zeigt einen Fleck, erst die Messung zeigt, ob die Wand nass ist.
• Rissaufnahme: Verlauf, Breite und Lage von Rissen in Boden und Wänden, bei Bedarf mit Messmarken.
• Lageplan der Befunde: Jeder Befund ist im Grundriss verortet, damit er sich später eindeutig wiederfinden lässt.
• Schriftliche Dokumentation: Sie liegt meist 1–2 Wochen nach dem Termin vor.

Als Beweissicherung kostet das ab 1.160 € zzgl. MwSt., inklusive Anfahrt. Der Termin vor Ort dauert je nach Fläche etwa 1–4 Stunden. Wie eine Beweissicherung grundsätzlich abläuft, erklärt der Ratgeber Beweissicherung.

Mietbeginn: Was Sie vor der Übernahme prüfen lassen sollten

Als Mieter übernehmen Sie eine Fläche oft so, wie sie ist. Gerade dann lohnt ein genauer Blick vor der Unterschrift unter das Übergabeprotokoll:

• Feuchte in Keller, Sockel und Nebenräumen: Was bei Einzug schon feucht ist, sollte nicht später Ihnen zugerechnet werden.
• Zustand von Boden und Beschichtung: Risse, Fugen und Abnutzungsspuren im Hallenboden.
• Decken und Wände: Wasserränder oder Tropfspuren, die auf Kondensat oder eindringendes Wasser hinweisen. Ob ein Dach undicht ist, prüft ein Dachdecker. Dächer gehören nicht zu meinen Leistungen.
• Schimmel: auch hinter Einbauten, die der Vormieter zurücklässt.

Beim Übergabetermin bin ich auf Wunsch mit Mieter und Vermieter vor Ort. So sehen beide Seiten dieselben Stellen und dieselben Messwerte. Ein Befund vor Einzug hilft zudem, mit dem Vermieter zu klären, was vor der Übergabe noch instand gesetzt wird.

Mietende: Was vor der Rückgabe geklärt sein sollte

• Vor dem Ausräumen dokumentieren: Wenn Regale, Maschinen oder Einbauten abgebaut werden, zeigen sich oft Schäden dahinter. Halten Sie den Zustand vor und nach dem Ausräumen fest.
• Feuchte messen statt nur fotografieren: Ein frisch gestrichener Fleck sieht trocken aus. Erst die Messung zeigt, ob darunter noch Feuchte sitzt.
• Ursachen trennen: Schimmel durch eine Wärmebrücke oder Feuchte aus dem Erdreich ist etwas anderes als Schimmel durch Nutzung. Das fachlich auseinanderzuhalten, ist oft der wichtigste Beitrag eines Befunds.
• Zeitnah handeln: Wegen der kurzen Frist nach § 548 BGB sollte die Dokumentation am oder kurz vor dem Rückgabetag erfolgen.

Wie Schimmel sauber dokumentiert wird, zeigt am Beispiel der Wohnung der Beitrag Schimmel dokumentieren: Protokoll für Mieter. Für die Wohnungsübergabe gibt es einen eigenen Beitrag: Mieterwechsel: Wohnungsübergabe dokumentieren.

Typische Fehlentscheidungen

• Nur Handyfotos ohne Maßstab und Datum: Später lässt sich weder die Größe eines Risses noch der Ort eindeutig belegen.
• Kurz vor der Rückgabe überstreichen: Der Fleck ist weg, die Ursache bleibt und zeigt sich beim Nachmieter wieder. Das führt eher zu Streit, als dass es ihn verhindert.
• Übergabe ohne Messwerte bei Feuchte: Ob eine Wand trocken ist, sieht man nicht.
• Zu spät beauftragen: Wenn die Fläche schon an den Nachmieter übergeben oder umgebaut ist, lässt sich der frühere Zustand kaum noch feststellen.

Wann Sie einen Gutachter brauchen und wann nicht

Eher nicht nötig ist ein Sachverständiger bei einer kleinen, trockenen Fläche ohne Auffälligkeiten, die Sie mit dem Vertragspartner gemeinsam begehen. Ein sorgfältiges Protokoll mit datierten Fotos genügt dann oft.

Sinnvoll ist eine Zustandsaufnahme, wenn Feuchte, Schimmel oder Risse sichtbar sind, wenn die Fläche groß ist oder lange genutzt wurde, wenn es Umbauten gab oder wenn Streit absehbar ist. Den Unterschied zu einer Dokumentation beim Verkauf beschreibt der Beitrag Zustandsdokumentation vor dem Verkauf.

Häufige Fragen

Sind Sie neutral für beide Seiten?

Nein. Ich dokumentiere als Privatgutachten für meinen Auftraggeber, also entweder für den Mieter oder für den Vermieter. Auf Wunsch bin ich bei der Übergabe mit beiden Parteien vor Ort. Ich vertrete dabei kein Ergebnis, sondern halte fest, was ich sehe und messe. Gerichtlich bestellt bin ich nicht.

Können Sie am Samstag kommen, wenn der Laden geschlossen ist?

Ja, nach Absprache auch früh, abends oder samstags. Dafür berechne ich einen Aufschlag, den wir vorher absprechen. Bei Läden und Praxen ist das oft der einzige Zeitpunkt, zu dem sich alle Räume ungestört ansehen lassen.

Ersetzt das ein selbstständiges Beweisverfahren?

Nein. Ein selbstständiges Beweisverfahren ist ein gerichtliches Verfahren mit einem vom Gericht bestellten Sachverständigen. Meine Dokumentation ist ein Privatgutachten. Was davon in Ihrem Fall sinnvoll ist, klären Sie anwaltlich. Mehr dazu im Ratgeber Beweissicherung.

Was kostet die Zustandsaufnahme?

Als Beweissicherung ab 1.160 € zzgl. MwSt., inklusive Anfahrt im Umkreis von etwa einer Stunde Fahrzeit. Für weiter entfernte Flächen vereinbaren wir eine gesonderte Anfahrt. Proben für das Labor kommen nur hinzu, wenn sie nötig sind, und werden vorher abgesprochen.

Sie übernehmen oder übergeben eine Gewerbefläche und möchten den Zustand belastbar festhalten? Den Überblick für Betriebe gibt der Leitartikel Gewerbeimmobilie untersuchen lassen. Mehr zu Feuchte und Schimmel lesen Sie auf den Seiten Feuchtigkeitsschaden und Schimmelschaden. Was ich für Käufer und Mieter von Gewerbeflächen anbiete, steht auf den Seiten Gewerbeimmobilie kaufen oder mieten und Für Unternehmen. Ihre Anfrage stellen Sie über das Kontaktformular. Sie erhalten werktags innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung, einen Vor-Ort-Termin in der Regel innerhalb von 1–2 Wochen, nach Absprache auch früh, abends oder samstags mit Aufschlag.

Quellen: BGB § 538, § 546 und § 548 (Allgemeine Vorschriften für Mietverhältnisse).

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen fachlichen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.